Manual de Usuario

Sistema de Gestión · Cabañas

Administrá tus cabañas, reservas, huéspedes, limpieza, reparaciones y cobros desde un único sistema que funciona directamente en tu navegador. Este manual te guía paso a paso.

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Tablero de Cabañas

Reservas

Ayuda rápida

¿Qué es el Sistema de Gestión · Cabañas?

Una aplicación web completa que funciona en tu navegador

Pensado para complejos de cabañas: ves de un vistazo qué cabaña está libre, ocupada, reservada, en limpieza (con horarios) o en reparación, con los datos de cada huésped. No requiere instalación. Todo se guarda en el navegador y podés generar copias de respaldo en Excel cuando quieras.

Tablero de Cabañas

Estado en tiempo real de cada cabaña, con huésped, fechas y horarios.

Reservas

Cargá reservas con datos del cliente; el sistema evita superposiciones.

Check-in y Check-out

Registrá ingresos y salidas; al salir la cabaña pasa a limpieza.

Limpieza y Reparación

Programá horarios de limpieza y fechas estimadas de reparación.

Calendario

Tablero mensual de todas las cabañas, listo para imprimir.

Reportes

Ocupación, noches vendidas e ingresos por mes y por cabaña.

Clientes

Directorio con ficha, edición, buscador y agenda para imprimir.

Mensajes de confirmación, recordatorio y agradecimiento en un toque.

¿Primera vez? Empezá por Primeros Pasos para configurar tus cabañas.

Primeros Pasos

Cómo poner en marcha el sistema desde cero

Guía de inicio rápido

Abrir el sistema

Abrí el link en tu navegador (Chrome o Edge recomendados). Funciona también en el celular y no necesita instalación.

Configurar el complejo

Entrá a Config, cargá el nombre y el logo. Elegí cómo se identifican las cabañas: números, letras o nombres propios, indicá la cantidad y tocá Generar cabañas.

Ajustar cada cabaña

En la lista podés cambiar el nombre, la capacidad y el precio por noche de cada cabaña, agregar o quitar. Definí los horarios de check-in, check-out y los minutos de limpieza. Si querés, personalizá los textos de WhatsApp y los colores. Guardá con Guardar.

Cargar la primera reserva

Desde Reservas → Nueva reserva (o desde la cabaña) elegí la cabaña, los datos del huésped y las fechas. Si el huésped ya vino antes, buscalo arriba en Buscar cliente existente y sus datos se completan solos.

Operar el día a día

Usá el tablero para hacer check-in, check-out, cobrar, mandar WhatsApp y cambiar el estado de las cabañas.

Respaldar

La Descarga Auto viene encendida: después de cada cambio te ofrece el respaldo en Excel. También podés usar Exportar cuando quieras.

Tus datos se guardan solos en este navegador. Todos los avisos y confirmaciones aparecen en el centro de la pantalla.

Tablero de Cabañas

Estado de cada cabaña de un vistazo

Estado	Color	Significado
Libre	Verde	Disponible para un check-in
Ocupada	Ámbar	Tiene huéspedes alojados; muestra quién y cuándo sale
Reservada	Violeta	Tiene una reserva que comienza hoy o ya vigente, pendiente de check-in
Limpieza	Cian	En limpieza, con horario desde/hasta
Reparación	Rojo	Fuera de servicio, con motivo y fecha estimada de fin

Tocá una tarjeta de estadística (Libres, Ocupadas, Reservadas…) para filtrar el tablero. La tarjeta Reservadas cuenta todas las reservas pendientes de check-in. Tocala de nuevo para ver todas.

Las cabañas que salen hoy se marcan en naranja; si pasó la hora de salida o la fecha, en rojo. También se ve la próxima reserva de cada cabaña.

Al tocar una cabaña se abre su ventana: arriba el estado actual y el selector para cambiarlo, y debajo sus reservas activas. Los botones Cerrar, Aplicar estado y Nueva reserva quedan siempre fijos al pie, sin necesidad de bajar.

La tarjeta Por cobrar suma los saldos pendientes de las reservas activas y abre el Cajero al tocarla.

La barra Hoy (debajo de las tarjetas) resume los ingresos y salidas del día, las reservas que no llegaron y las salidas vencidas. Tocala para ver el detalle y actuar (check-in, check-out, WhatsApp) sin buscar cabaña por cabaña.

Cada cabaña ocupada o reservada muestra si está 💰 Debe $… o ✓ Pagada.

Reservas

Programá estadías con datos del cliente

Crear una reserva

Abrir el formulario

Tocá Reservas → Nueva reserva, o abrí una cabaña y tocá Nueva reserva en su pie.

Buscar o cargar al cliente

Arriba, en Buscar cliente existente, escribí apellido, DNI o teléfono (sin importar tildes) y tocá Elegir: se completan nombre, DNI, teléfono, email y procedencia. Si es un cliente nuevo, cargá los datos: se registrará solo en Clientes.

Fechas y horarios

Elegí check-in y check-out desde el calendario o escribilos a mano. Se proponen los horarios configurados y el total se calcula con el precio por noche (podés modificarlo).

Seña

Si el cliente deja una seña, cargala con el método de pago. Queda registrada en el Cajero.

Guardar

Al tocar Guardar el formulario se cierra y aparece un cartel central confirmando la reserva.

Si las fechas se superponen con otra reserva de la misma cabaña, el sistema no deja guardar y te indica con quién choca. Si superás la capacidad de la cabaña, te pide confirmación.

Descuento: el formulario tiene un campo Descuento (%) que recalcula el total. Si el cliente está marcado como ⭐ excelente, aparece un botón para aplicar el descuento sugerido (se configura en Config).

Clientes: si elegís al cliente con el buscador, la reserva queda vinculada a él. Si escribís un nombre que ya existe (y no coincide el DNI), el sistema te pregunta si es la misma persona, para no mezclar a dos clientes con el mismo nombre.

Tocá cualquier reserva (en la lista, en la cabaña, en el calendario o en el historial) para abrir su ficha: huésped, contacto, estadía y pagos. Los botones Check-in / Check-out, Cobrar, WhatsApp, Editar y Cancelar quedan fijos al pie de la ficha.

Disponibilidad, Tarifas y Comprobantes

Buscá cabañas libres, ajustá precios por temporada e imprimí comprobantes

Buscar disponibilidad

Abrir el buscador

Tocá Disponibilidad (arriba de las cabañas).

Elegir fechas y personas

Indicá ingreso, salida y cuántas personas son. Podés escribir las fechas a mano.

Ver resultados

Te muestra las cabañas libres con el total de la estadía (ya con las tarifas de temporada) y las no disponibles con el motivo: reservada, en reparación o capacidad insuficiente.

Reservar

Tocá Reservar en la cabaña elegida: se abre el formulario con las fechas y las personas ya cargadas.

Tarifas por temporada: en Config → Tarifas por temporada creás reglas que suman o restan un porcentaje al precio base de cada cabaña: todos los años (ej. 15/12 al 01/03, +30%), período único (ej. un feriado largo) o fines de semana (noches de viernes y sábado). Si una noche cae en varias reglas se aplica la de mayor porcentaje. El formulario de reserva muestra el desglose, por ejemplo “3 × $25.000 + 2 × $32.500 (Temporada alta +30%)”.

Comprobante y recibos: en la ficha de una reserva, el botón Comprobante imprime una hoja con los datos del huésped, la estadía, los pagos, el saldo y las condiciones. Cada pago tiene un botón para imprimir su recibo (con el monto en letras). Cargá la dirección, el teléfono y las condiciones en Config → Datos para comprobantes. Por WhatsApp podés mandar el resumen / comprobante como un mensaje más.

Historial por cabaña: en la ventana de cada cabaña, el botón Historial muestra el balance del período que elijas: ingresos cobrados, gastos de limpieza y reparación, resultado, noches vendidas y ocupación, con la lista de movimientos (y saldo acumulado) y las estadías. También está en Reportes → Balance por cabaña, y se puede imprimir.

Check-in y Check-out

Ingresos y salidas de huéspedes

Check-in

Desde la cabaña, la lista o la ficha de la reserva, tocá Check-in. La cabaña pasa a Ocupada.

Durante la estadía

Podés cobrar, editar datos, mandar WhatsApp o ver el saldo pendiente en cualquier momento.

Check-out

Tocá Check-out: se abre una ventana que te avisa si queda saldo (con botón para Cobrar) y te deja anotar la calificación y una observación del cliente (por ejemplo “dejó todo sucio, no alquilarle más” o “excelente cliente, hacerle descuento”). Al confirmar, la cabaña pasa automáticamente a Limpieza por los minutos configurados.

El sistema te pregunta antes de continuar si hacés check-in en una cabaña que figura en limpieza o reparación. La pregunta aparece en un cartel central con Cancelar / Aceptar.

Después del check-out podés ajustar el horario de limpieza abriendo la cabaña.

Salida anticipada: si el huésped se va antes de la fecha reservada, el check-out acorta la estadía a hoy y libera la cabaña en el calendario. El total no cambia: ajustalo desde Editar si corresponde.

No se presentó: si pasó el día de ingreso y el huésped no llegó, la reserva muestra “No llegó” y un botón para marcarla como No se presentó. Sale del calendario, libera la cabaña, pasa al Historial y queda anotado en la ficha del cliente.

Limpieza y Reparación

Estados temporales de la cabaña

Abrir la cabaña

Tocá la tarjeta de la cabaña (no debe estar ocupada).

Elegir el estado

Arriba, en Cambiar estado de la cabaña, elegí Libre, Limpieza o En reparación.

Horarios y detalle

Indicá desde/hasta (horario de limpieza o fecha estimada de reparación) y un detalle de la tarea o el motivo.

Aplicar

Tocá Aplicar estado (botón fijo al pie). La ventana se cierra y un cartel central confirma el cambio. Al terminar el horario, la cabaña vuelve sola a Libre.

Si programás una reparación sobre fechas con reservas, el sistema te pide confirmación.

Personal a cargo y costos: al elegir Limpieza o En reparación aparece el bloque Personal a cargo. Con Agregar empleado cargás todos los que hagan falta (apellido, nombre, DNI, teléfono y costo de cada uno) y, si corresponde, los materiales u otros gastos. El costo total se calcula solo. Si ya cargaste a una persona antes, al escribir su apellido se completan sus datos. Todo queda registrado como un gasto de esa cabaña.

Después de un check-out, la limpieza automática ya queda registrada: abrí la cabaña para cargar quién la hizo y cuánto costó.

Cajero y Cobros

Señas, saldos e ingresos del día

Cobrar

Desde la reserva tocá Cobrar, elegí monto, método (efectivo, transferencia o tarjeta) y concepto. Si hace falta, escribí una observación con algún detalle importante del cobro: queda en el Cajero, en la ficha de la reserva y en el Excel. Un cartel central confirma el cobro.

Cajero

El botón Cajero muestra los ingresos del día por método, los cobros pendientes y los movimientos.

Por cobrar

La tarjeta Por cobrar del tablero suma los saldos de las reservas activas y abre el Cajero.

Mensajes con el cliente en un toque

Elegir el mensaje

En cualquier reserva (lista, ficha o cabaña) o en la ficha del cliente, tocá el botón verde WhatsApp.

Tipo de mensaje

Confirmación de reserva, recordatorio de ingreso, aviso de salida / agradecimiento o mensaje libre. Se completa solo con los datos de la reserva.

Revisar y enviar

Podés editar el texto y el teléfono antes de enviar. Tocá Abrir WhatsApp y el mensaje queda listo para enviar, o usá Copiar.

Personalizar

En Config → Mensajes de WhatsApp cambiás los textos usando variables como {nombre}, {cabana}, {checkin}, {saldo}.

Cargá el teléfono con código de área, sin 0 ni 15 (ej: 2215551234). Para otro país usá el formato internacional con +.

Calendario

Tablero mensual de ocupación

Cada fila es una cabaña y cada columna un día del mes. Al abrirlo, el tablero se posiciona solo en el día de hoy (botón Hoy para volver). Con las flechas pasás de mes.

Cada reserva es una barra con el nombre del huésped y su propio color: empieza a mitad del día de ingreso y termina a mitad del día de salida, con los extremos en diagonal, así una salida y un ingreso el mismo día quedan separados. Ámbar: en curso · Colores: reservadas (uno por reserva) · Gris: finalizadas · Cian: limpieza · Rojo: reparación.

Tocá una barra para ver los datos de la reserva. Tocá un día (cualquier celda) y se abre un menú rápido con el estado de ese día y los botones Reservar, Alquilar ahora (check-in directo, solo para hoy) y Ver la reserva o la cabaña. Tocando el nombre del hospedaje abrís la cabaña.

La primera columna se llama Hospedajes y cada hospedaje tiene su propio color (también en la impresión). Podés cambiarlo en Config, en la lista de cabañas.

El botón Imprimir genera una hoja horizontal con el calendario del mes (con los nombres) y la lista de reservas, lista para imprimir o guardar como PDF.

Clientes e Historial

Directorio de huéspedes y estadías pasadas

Agregar un cliente

En Clientes tocá Agregar cliente (nombre, DNI, teléfono, email, procedencia y notas). No permite dos clientes con el mismo DNI.

Ver su ficha

Tocá cualquier cliente: ves sus datos, cantidad de estadías, gasto total, última visita y todas sus reservas (tocá una para abrirla).

Editar o actuar

Desde la ficha: Editar (los cambios se actualizan también en sus reservas), WhatsApp, Nueva reserva con sus datos cargados, o eliminar (no se puede si tiene reservas activas).

Imprimir la agenda

Imprimir agenda saca el listado en orden alfabético, en papel o PDF. Respeta lo que hayas escrito en el buscador.

Los clientes nuevos también se registran solos al crear una reserva, y en una reserva nueva podés buscarlos por apellido, DNI o teléfono.

Calificación y observaciones: lo que anotes en el check-out queda en la ficha del cliente, en la agenda impresa y en el Excel. Al buscar al cliente para una reserva se ve su calificación (⭐ excelente, ⚠️ con problemas, ⛔ no alquilar más) y su última observación; al elegirlo aparece el detalle completo. Si está marcado como “no alquilar más”, el sistema te pregunta antes de guardar la reserva. También podés cambiarlas desde Editar en la ficha.

Historial lista las estadías finalizadas y canceladas, con buscador por huésped, DNI o cabaña. Tocá una fila para ver su ficha.

Reportes

Ocupación e ingresos por mes

Elegí el mes con las flechas y mirá la ocupación, las noches vendidas, las reservas del mes y lo cobrado, con el detalle por cabaña.

Imprimir saca el reporte del mes en papel o PDF, con el cobrado por método de pago, la lista de reservas con ingreso en ese mes y los gastos por cabaña.

La pestaña Gastos por cabaña muestra, para el mes elegido, cuántas limpiezas y reparaciones tuvo cada cabaña, su costo y el total, más el detalle de cada tarea con el personal a cargo. En el Resumen aparecen además los gastos del mes y Cobrado − gastos.

Importar / Exportar

Respaldo completo en Excel

Exportar descarga un Excel con cabañas, reservas, pagos (con sus observaciones), clientes, tareas de limpieza/reparación y su personal con costos, configuración y el logo guardado en base64 (hoja “Logo”). Importar restaura ese archivo (reemplaza los datos actuales, y te pide confirmación).

Descarga Auto viene encendida por defecto (también en el celular): después de cada cambio aparece el aviso “Cambio guardado” y el respaldo en Excel se descarga solo a los 5 segundos. Con Ahora no omitís la descarga de esa vez, con Descargar ahora la hacés al instante, y con Desactivar (o con el botón Descarga Auto de la barra) apagás la función; si la apagás, queda apagada.

Limpiar borra todas las reservas, pagos, gastos y estados de limpieza/reparación. Se conservan las cabañas, los clientes y la configuración. Pide confirmación.

Los datos están en el navegador. Si borrás el caché se pierden: hacé respaldos frecuentes.

Configuración

Personalizá el sistema

Opción	Para qué sirve
Nombre y logo	Se muestran en la barra superior. El logo se redimensiona solo al cargarlo (máx. 256 px) y se guarda también en el Excel.
Cabañas	Identificación por números, letras o nombres; cantidad, capacidad, precio y color (para el calendario) de cada una.
Color de acento	Color principal de la interfaz.
Horarios	Check-in, check-out y minutos de limpieza.
Tarifas por temporada	Reglas que suben o bajan el precio por noche según la fecha o los fines de semana.
Datos para comprobantes	Dirección, teléfono, email y condiciones que se imprimen en comprobantes y recibos.
Descuento a excelentes clientes	Porcentaje sugerido en la reserva de un cliente ⭐ excelente.
Copias de seguridad automáticas	Hasta 7 copias en este navegador, con botón Restaurar.
Mensajes de WhatsApp	Textos de confirmación, recordatorio y agradecimiento, con variables como {nombre} o {saldo}.
Brillo, fondo, cabecera y pie	Apariencia de la pantalla.

Los cambios se aplican al tocar Guardar (queda un cartel de confirmación). Si cerrás con Cancelar o la X, todo se revierte.

Preguntas Frecuentes

Dudas comunes sobre el uso del sistema

¿Cómo cambio los nombres de las cabañas?

Entrá a Config, elegí números, letras o nombres propios y tocá Generar cabañas. Después podés editar cada nombre individualmente y guardar.

¿Por qué una reserva futura no pinta la tarjeta de la cabaña?

La tarjeta se pinta de violeta cuando la reserva ya está vigente. Las reservas futuras aparecen como “Próx.” en la tarjeta, como barras en el Calendario y se cuentan en la tarjeta Reservadas.

¿Cómo cargo a un cliente que ya vino?

En Nueva reserva, usá Buscar cliente existente (apellido, DNI o teléfono) y tocá Elegir. También podés escribir su nombre o DNI y los datos se completan solos.

¿Cómo mando un WhatsApp al cliente?

Tocá el botón verde WhatsApp de la reserva o del cliente, elegí el tipo de mensaje, revisalo y tocá Abrir WhatsApp. Cargá los teléfonos con código de área, sin 0 ni 15.

¿Qué pasa al hacer check-out?

La cabaña pasa a Limpieza por los minutos configurados. Podés ajustar el horario abriendo la cabaña. Si queda saldo, el sistema pregunta antes de continuar.

¿Cómo imprimo?

Hay botón Imprimir en el Calendario (con las reservas del mes), en Reportes y en Clientes (Imprimir agenda). Se abre una hoja lista para imprimir o guardar como PDF; si el navegador bloquea ventanas emergentes, imprime desde la misma página.

¿Por qué se descarga un Excel después de cada cambio?

Es la Descarga Auto, que viene encendida para que siempre tengas un respaldo. Para apagarla tocá Desactivar en el aviso, o el botón Descarga Auto de la barra de botones (en el celular, deslizá hasta el final). Con Ahora no solo omitís esa descarga.

¿Necesito internet?

Solo para cargar los íconos y para exportar a Excel. El resto funciona sin conexión una vez abierto.

¿Cómo sé qué cabañas están libres para unas fechas?

Tocá Disponibilidad (arriba de las cabañas), elegí ingreso, salida y personas: te muestra las libres con su precio total y un botón para reservar.

¿Cómo cobro más caro en temporada alta?

En Config → Tarifas por temporada agregá una regla (por ejemplo “Temporada alta”, todos los años, del 15/12 al 01/03, +30%). Las reservas nuevas calculan el total solas.

¿Cómo imprimo el comprobante o un recibo?

Abrí la reserva y tocá Comprobante. Para un recibo, tocá el ícono de impresora al lado del pago. Cargá tus datos en Config → Datos para comprobantes.

¿Cómo registro quién hizo una limpieza o reparación y cuánto costó?

Abrí la cabaña, elegí En limpieza o En reparación, cargá los empleados con Agregar empleado (con su costo) y los materiales, y tocá Aplicar estado. Después ves los totales en Reportes → Gastos por cabaña.

¿Qué hago si un cliente no llegó?

Cuando pasa el día de ingreso, la reserva muestra “No llegó”. Tocá No se presentó (en la reserva o en la barra Hoy): la cabaña queda libre, la reserva pasa al Historial y se anota en la ficha del cliente.

¿Cómo recupero datos si me equivoco?

En Config → Copias de seguridad automáticas hay hasta 7 copias (al abrir, cada pocas horas y antes de Limpiar, Importar o Restaurar). Tocá Restaurar en la que quieras. Para un respaldo fuera del navegador usá Exportar.

¿Cómo dejo una observación sobre un cliente?

Al hacer Check-out elegí la calificación y escribí la observación (por ejemplo “dejó todo sucio” o “excelente cliente, ofrecerle descuento”). Queda en su ficha de Clientes y se muestra cuando lo buscás para tomar una nueva reserva. También podés editarla desde la ficha del cliente.

¿Se pierden mis datos?

Se guardan en el navegador de cada dispositivo (la PC y el celular tienen datos separados). Si borrás el caché se pierden: usá Exportar o la Descarga Auto y restaurá con Importar.

¿No encontraste la respuesta? Usá el botón Ayuda para ver los datos de contacto de Age-Sistemas.